Un guide pour une communication efficace dans les contextes interculturels

intercultural work team

L’interaction de différentes cultures n’est ni nouvelle ni facile, mais elle est intrinsèque à notre nature comme société. En tant que communicateurs, nous pouvons contribuer à cette diversité de trois manières. Tout d’abord, au cœur d’une équipe diversifiée, le communicateur est un allié qui favorise le partage de l’espace et de l’action pour résoudre les problèmes de manière créative et diversifiée. Ensuite, dans un rôle de gestion et de coordination, il peut nous aider à trouver des moyens proactifs de créer un espace de cohésion afin d’accroître la productivité et le moral de l’équipe. En comprenant les besoins d’un public cible divers et complexe, elle ou il sera en mesure de lui transmettre les valeurs du projet pour qu’il les adopte comme siennes, transformant ainsi le public en allié de nos institutions.

Une question clé se pose alors : comment amener des personnes de cultures différentes à interagir, à créer un espace et une vision communs, ou à se déterminer à nos objectifs malgré les différences ? Dans ce guide, j’ai préparé plus de 30 solutions pour vous accompagner dans ce voyage, quel que soit l’objectif que vous souhaitez atteindre. 

Ce blog propose des idées pour agir dans des contextes interculturels. Cependant, le secret d’une véritable connexion, comme je l’ai appris lors de ma carrière professionnelle, est l’écoute.

Mon conseil ? Comprenez, analysez et intériorisez les motivations et les valeurs réelles des personnes avec lesquelles vous voulez communiquer.

J’espère que ces conseils vous seront utiles.

Interaction entre diverses équipes

La diversité au sein des équipes est une véritable opportunité lorsqu’il s’agit de trouver des solutions créatives et efficaces. Toutefois, pour favoriser cette culture inclusive et flexible, nous devons veiller à ce que tous les membres de l’équipe se sentent valorisés et fassent partie intégrante du projet. Pour ce faire, créez un environnement qui respecte la diversité des idées, des cultures et des expériences :

  • Inclure la diversité dans les décisions de l’équipe : encourager chaque membre à apporter son point de vue et garantir que toutes les opinions soient entendues, indépendamment de la langue ou du pays d’origine.
  • Célébrer l’interculturalité de l’équipe : reconnaître et valoriser les différentes cultures représentées dans l’équipe peut renforcer la cohésion et la satisfaction au travail.
  • Soutenir la formation interculturelle : fournir des ressources et une formation aux membres de l’équipe afin qu’ils comprennent les différentes cultures et les différents styles de communication.
  • Utiliser un langage inclusif : dans une équipe diversifiée, évitez les phrases qui peuvent exclure ou mettre mal à l’aise certains groupes. Par exemple, l’utilisation de pronoms neutres et la prudence dans les références culturelles spécifiques peuvent aider tous les membres de l’équipe à se sentir respectés et valorisés.

Faciliter une communication ouverte et un retour d’information constant

L’un des plus grands défis des équipes internationales est de créer un environnement dans lequel tous les membres se sentent à l’aise pour partager leurs idées et leurs préoccupations. Voici quelques mécanismes qui encouragent une communication ouverte :

  • Établir des canaux de retour d’information clairs : veiller à ce que les membres de l’équipe sachent comment et quand ils peuvent exprimer leurs opinions, ce qui peut inclure des enquêtes anonymes, des réunions de retour d’information régulières ou des sessions individuelles. 
  • Encourager l’écoute active : la communication ne se limite pas à la parole ; il est essentiel que les dirigeants et les membres de l’équipe pratiquent l’écoute active, en manifestant un intérêt sincère pour les points de vue des autres. 
  • Établir une politique « porte ouverte » : permettre à tous les collaborateurs d’être ouverts et disponibles pour s’exprimer sur leurs préoccupations ou leurs opinions avec d’autres collègues, quel que soit leur rang hiérarchique. Créez  un environnement dans lequel les membres se sentent en sécurité pour partager leurs préoccupations ou leurs idées sans risque de rétorsion.
  • Créer un espace sûr pour poser des questions et confirmer : favoriser un environnement dans lequel les membres se sentent à l’aise pour poser des questions et confirmer des informations permet de réduire les malentendus. Par exemple, mettre en œuvre la pratique du « miroir » ou répéter ce qui a été compris pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Surmonter les barrières linguistiques 

Le choix d’une langue véhiculaire est l’un des défis les plus visibles des équipes interculturelles. Lors du choix de la langue dans laquelle les membres de l’équipe interagiront, deux facteurs principaux doivent être considérés : 1. Des raisons pratiques d’efficacité et de compréhension des messages et 2. Le respect et l’inclusion.

an intercultural work team showing their national flags

Quelle que soit la langue utilisée, je recommande : 

  • Communication claire et simple : encourager l’utilisation d’un langage simple au sein de l’équipe, en évitant le jargon ou les expressions confuses qui peuvent être difficiles à comprendre pour les collègues et les publics issus de milieux culturels différents. 
  • Soutien mutuel entre collègues : incitez les membres qui parlent couramment les deux langues à servir de passerelles de communication parmi  l’équipe. Dans ce cas, une présentation ou un rapport exécutif pourrait être fourni dans la langue principale du projet et inclure des résumés dans les langues locales clés.

Parfois, le fossé linguistique est tel que même l’application de ces conseils ne permet pas de réduire la barrière linguistique. Dans ce cas, la technologie est notre alliée. De nos jours, il existe de nombreux outils qui peuvent faciliter l’interaction dans différentes langues de manière accessible, permettant ainsi à tous les membres de l’équipe de participer et de contribuer au projet. Voici quelques recommandations :

  • Plateformes de messagerie avec traduction automatique : des applications telles que Slack ou Microsoft Teams proposent des fonctions de traduction, assurant une communication transparente quelle que soit la langue.
  • Outils de vidéoconférence avec sous-titrage en temps réel : Zoom, par exemple, procure la possibilité d’activer le sous-titrage automatique, ce qui facilite à tous les membres de suivre la conversation plus facilement.
  • Documentation collaborative dans le nuage : des plateformes telles que Google Drive ou Notion permettent aux équipes de travailler sur des documents partagés, facilitant la collaboration et le suivi des tâches d’une manière abordable à tous.

Coordination d’un espace et d’une vision partagés 

Si vous êtes en charge d’une équipe dont l’absence d’empathie et d’adaptabilité fait obstacle à la productivité et/ou aux résultats de votre projet, voici quelques astuces pour que vos collaborateurs se sentent appréciés et compris :

  • Participation à la vision et aux objectifs de l’équipe : assurez-vous que tous les membres de l’équipe ont partagé leurs idées et se sont mis d’accord sur la vision et les objectifs communs. Par exemple, le fait de responsabiliser les équipes dans la réussite globale permet de réduire les conflits de priorités potentiels.
  • Définir des rôles spécifiques : expliquer ce que l’on attend de chaque personne dans son rôle permet d’éviter toute ambiguïté, en particulier lorsque l’équipe travaille dans des fuseaux horaires ou des contextes culturels différents.
  • Attribuer des responsabilités en fonction des points forts de chacun : tirer parti des compétences uniques de chaque membre afin que chacun se sente valorisé et puisse convenablement contribuer de ses capacités.
  • Réexaminez régulièrement les rôles : au fur et à mesure de l’avancement du projet, il peut s’avérer nécessaire d’ajuster les responsabilités ou de réaffecter les tâches pour s’adapter à de nouvelles circonstances.

Mise en œuvre de réunions inclusives et efficaces

Les équipes interculturelles peuvent être confrontées à des difficultés dans la gestion des réunions, telles que le décalage horaire et les différents styles de participation qui peuvent entraver la collaboration. Voici quelques pratiques pour rendre les réunions plus inclusives et plus efficaces :

  • Adapter les horaires de réunion pour inclure tout le monde : essayez de choisir des horaires qui conviennent à la majorité, en tenant compte des différents fuseaux horaires.
  • Établir un ordre du jour clair et le communiquer à l’avance : cela permet aux membres de se préparer, surtout s’ils doivent traduire ou traiter certains concepts dans une autre langue.
  • Encourager tout le monde à participer : certains peuvent être plus réticents à intervenir en raison de problèmes culturels ou linguistiques. Les animateurs doivent créer un espace dans lequel chacun se sent à l’aise pour apporter sa contribution.

Reconnaître et célébrer les réussites au sein de l’équipe

Reconnaître les réalisations et les efforts des membres est un moyen efficace de maintenir un bon moral et d’inciter l’engagement. Dans les équipes internationales, cette reconnaissance devient encore plus importante pour que chacun se sente valorisé, quelle que soit sa situation géographique.

  • Célébrer les réussites en tenant compte des spécificités culturelles : veillez à ce que la reconnaissance respecte les spécificités culturelles de chaque membre. Certains préfèrent être félicités en privé, tandis que d’autres apprécient la reconnaissance publique.
  • Utiliser des outils de reconnaissance numérique : dans les équipes à distance, des outils tels que Slack ou des plateformes de gestion de projet peuvent être utiles pour reconnaître le travail des membres de manière rapide et accessible.
  • Impliquez l’équipe dans les célébrations : permettez aux membres de participer au choix de la manière de célébrer leurs réalisations, que ce soit par le biais d’un message, d’une réunion informelle ou d’un autre geste apprécié par l’équipe.

Signes d’alerte

Pour la cohésion d’une équipe diversifiée, il est important de surveiller les signes qui peuvent indiquer une détérioration de la communication entre les membres de l’équipe. Bien que ces signes puissent ne pas être évidents au premier abord, il est essentiel de les identifier rapidement afin de pouvoir agir de manière proactive avant qu’il ne soit trop tard.

alert sign

La dynamique d’équipe peut s’aggraver lorsqu’il y a : 

  • Changements dans le niveau de participation : certains membres de l’équipe peuvent se sentir moins à l’aise pour exprimer leurs idées si la langue ou le style de communication a changé.
  • Des malentendus ou des confusions récurrentes : la communication interculturelle dépend non seulement de la langue, mais également des styles de communication (directe ou indirecte, formelle ou informelle). Il est essentiel de reconnaître ces différences afin d’éviter les erreurs d’interprétation.
  • Absentéisme et démotivation: Si l’équipe travaille mal et que ses membres ne sont pas valorisés, la motivation pour atteindre son objectif se perd. Cela peut causer des moments extrêmes où les membres décident de quitter l’équipe et de chercher d’autres endroits plus inclusifs.
  • Diminution de la cohésion de l’équipe : si les membres de l’équipe ne se sentent pas connectés ou compris, cela peut affecter la productivité et la collaboration, réduisant ainsi l’engagement global pour les objectifs communs.

S’aligner sur les valeurs de nos publics 

Communiquer avec un public externe et diversifié, c’est s’efforcer de se rapprocher de ses valeurs et de ses coutumes. Si cette connexion est honnête et empathique, elle génère des émotions positives et une perception plus proche de l’organisation. Voici quelques recommandations pour communiquer avec un public diversifié de manière respectueuse : 

  • Responsabiliser et encourager une réelle participation : impliquez les membres de la communauté locale pour qu’ils vous donnent une perspective réelle et participative sur la manière de mener vos actions de manière responsable et durable. Je recommande d’offrir à la communauté locale les moyens de s’approprier les valeurs de votre projet et de participer à l’élaboration de solutions, en renforçant le respect et la confiance entre pairs. 
  • Intégrer la sensibilité culturelle : cette approche culturelle va au-delà de l’ajout de touches de culture indigène. Se contenter d’intégrer des symboles ou des références culturelles peut s’avérer dangereux, car on risque de recourir à des stéréotypes et à des images que le public cible ne reconnaît pas. Apprenez, écoutez, documentez les valeurs qui correspondent vraiment à cette culture. 
  • Permet de comprendre : je veux ici insister sur un usage de la langue dans lequel, si nous voulons que notre audience interagisse avec notre message, nous devons nous rapprocher de ses goûts et de ses savoir-être linguistiques. Cette façon de communiquer permet une connexion plus authentique et a un impact positif sur la perception du projet. Si votre équipe n’a pas les compétences nécessaires pour parler la langue locale, il est recommandé de contacter des locuteurs natifs pour traduire et adapter les messages afin que la langue utilisée soit appropriée.
  • Contextualisez vos objectifs : évitez les traductions littérales et adaptez votre message pour qu’il puisse être assimilé par la communauté avec laquelle vous essayez de vous engager. Le message doit saisir le sens et le contexte local, en évitant les traductions mot à mot impersonnelles ou même déroutantes. Pour ce faire, je recommande de tester les messages auprès de petits groupes locaux afin d’obtenir un retour d’information et d’ajuster le contenu pour améliorer sa réception. 

Conclusion

L’inclusion et l’interculturalité sont des éléments clés de notre travail. La communication sans « l’autre » n’existe pas, nous devons donc traiter notre interlocuteur avec le respect et l’attention avec lesquels nous aimerions être traités nous-mêmes.

Nous pouvons communiquer de manière différente, mais nous ne sommes pas obligés d’être des cultures différentes. Je recommande de nous sentir empathiques si nous voulons travailler dur et créer des espaces et des objectifs communs pour nous connecter à ce qui est important dans notre vie en tant que communicationeurs.

Si vous avez trouvé ce guide utile et que vous avez d’autres idées pour améliorer notre communication interculturelle, je vous invite à me contacter sur LinkedIn afin de pouvoir collaborer.

Par ailleurs, si vous connaissiez une personne qui pourrait trouver ce blog utile, je vous serais reconnaissante de recommander cette lecture. Merci !

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