Què significa “convocatòria oberta” si només qui ja coneix el sistema pot completar el formulari?
En gener de 2024, el Parlament Europeu va declarar oficialment que els processos administratius d’Europa Creativa “desanimen la participació de sol·licitants menys experimentats, petites organitzacions i aquells de zones desfavorides”. El diagnòstic institucional va ser contundent: interfície poc amigable per a usuaris, augment injustificat de passos procedimentals, complexitat especial per a organitzacions amb recursos limitats.
Aquest no és un problema aïllat d’una convocatòria. És símptoma d’un disseny sistèmic en cooperació internacional: parlem molt de diversitat, però dissenyem plataformes, formularis i esdeveniments per a una “persona estàndard” que no existeix. El resultat és abandonament massiu a mitjan tràmit per barreres d’idioma, formularis incomprensibles o rols poc clars.
L’experiència d’usuari (UX) aplicada a cooperació intercultural parteix d’una premissa senzilla: si vull que participis, he de fer-te el camí transitable. No és només qüestió d’estètica o continguts, sinó de recorreguts: des del primer contacte fins al seguiment. Quan dissenyem bé, canvien els indicadors: augmenta la taxa de finalització d’inscripcions, baixen els errors per idioma i millora l’índex de recomanació intercultural.
El programa Europa Creativa és el principal mecanisme de la Unió Europea per recolzar sectors culturals i creatius. Organitzacions de 40 països poden sol·licitar finançament per a projectes de cooperació cultural, mobilitat artística, desenvolupament d’audiències i distribució d’obres.
Però segons la resolució del Parlament Europeu de gener 2024, els processos administratius del programa continuen sent considerats per un nombre significatiu de beneficiaris i potencials beneficiaris com altament consumidors de temps i embarassosos, malgrat alguns avenços en simplificació.
El Parlament Europeu va documentar quatre barreres crítiques:
Interfície incompatible amb aplicacions àmpliament usades. La plataforma de sol·licitud pot no funcionar correctament amb navegadors, sistemes operatius o aplicacions que molts usuaris utilitzen habitualment. Per a organitzacions petites que no tenen equips tècnics dedicats, això significa hores perdudes resolent problemes de compatibilitat en lloc de desenvolupar la proposta.
Augment de passos procedimentals. Cada any, el nombre de camps obligatoris, documents requerits i etapes de validació creix. El que hauria de simplificar-se amb digitalització es torna més complex. El Parlament assenyala que el procediment de sol·licitud necessita simplificació urgent, principalment per aquest increment de passos.
Desànims de participants menys experimentats. Joves creadors, organitzacions de nova creació i aquells sense experiència prèvia en fons europeus troben la corba d’aprenentatge insuperable. El formulari assumeix coneixement de terminologia institucional europea, estructura de consorcis, pressupostos elegibles i criteris d’avaluació que no estan explicats en llenguatge clar.
Complexitat especial per a micro i petites organitzacions amb recursos limitats. El Parlament reconeix que el procés de sol·licitud és especialment complex per a individus, micro i petites organitzacions amb recursos financers i humans limitats. Dedicar setmanes a completar un formulari no és viable quan tens un equip de dues persones executant projectes.
Els esquemes de Cooperació Europea sota el component Cultura d’Europa Creativa reben un nombre creixent de sol·licituds cada any, portant a una disminució constant de la taxa d’èxit. Entre 2021 i 2022, l’esquema va aprovar 291 projectes. El component Media va registrar 2.124 sol·licitants en el mateix període, amb taxa d’èxit mitjana de 66%.
Però aquestes xifres no compten les sol·licituds que mai es completen. No hi ha dades públiques oficials de taxa d’abandonament durant el procés de sol·licitud, però estudis generals d’UX mostren que els usuaris abandonen formularis quan el procés pren més del que s’espera, amb un 36% dient que els processos de registre van ser més llargs del previst. En plataformes complexes, l’abandonament pot superar el 50%.
El problema d’Europa Creativa és en si un patró sistemàtic en programes de cooperació internacional que dissenyen per a una “persona estàndard europea” inexistent.
Assumir coneixement previ de fons UE. Els formularis estan redactats per a organitzacions que ja coneixen com funcionen les convocatòries europees: què és un “work package”, com estructurar pressupostos elegibles, quina evidència d’impacte esperen els avaluadors. Per a una petita ONG cultural de Romania o Portugal aplicant per primera vegada, aquest argot és una barrera infranquejable.
No considerar perfils diversos. Una empresa local que explora un projecte d’inversió en infraestructures culturals no necessita el mateix formulari que un consorcio internacional presentant un projecte verd sobre sostenibilitat en festivals, o una xarxa comunitària impulsant una iniciativa sociocultural de barri. Però tots completen el mateix formulari de 40 pàgines amb les mateixes preguntes, moltes irrellevants per al seu perfil.
Ignorar barreres d’idioma i codis culturals. Encara que el formulari estigui disponible en 24 llengües oficials de la UE, les traduccions solen ser literals de terminologia institucional que no s’usa igual en tots els contextos. Referències culturals, exemples de projectes exitosos i criteris d’avaluació reflecteixen codis d’Europa occidental, no la diversitat real de 40 països participants.
Aplicar principis d’experiència d’usuari a contextos interculturals requereix anar més enllà de traduir interfícies. Es tracta de dissenyar recorreguts que reconeguin la diversitat real de participants: diferents idiomes, nivells d’experiència, capacitats tecnològiques, codis culturals i recursos disponibles.
Reduir argot institucional no significa simplificar el contingut. Significa explicar objectius, terminis i beneficis amb frases curtes i exemples concrets.
En lloc de: “El projecte ha de demostrar pertinença estratègica amb prioritats sectorials identificades en el Programa de Treball anual mitjançant indicadors quantitatius i qualitatius verificables”.
Millor: “El teu projecte ha de connectar amb almenys una d’aquestes prioritats: [llista de 5 prioritats en llenguatge simple]. Explica com el teu projecte contribueix a aquesta prioritat amb exemples concrets (nombre de persones assolides, activitats específiques, canvi esperat…).”
Guies de llenguatge clar en el sector públic europeu recomanen: frases de màxim 20 paraules, un concepte per paràgraf, exemples abans de definicions abstractes, glossari visible de termes tècnics inevitables.
Formularis lleugers, versions adaptades a mòbil, opcions fora de línia i suport humà visible.
Formularis lleugers. Si la teva convocatòria requereix 40 camps obligatoris en fase de sol·licitud, estàs demanant massa i massa aviat. El Parlament Europeu demana que els costos associats al procés de sol·licitud puguin incloure’s en pressupostos estimats del projecte, reconeixent que completar formularis complexos és càrrega significativa per a organitzacions petites.
Versió mòbil funcional. Moltes organitzacions en zones amb infraestructura digital limitada accedeixen principalment via mòbil. Si la teva plataforma només funciona bé en escriptori amb pantalla gran, exclous aquest perfil.
Opció offline. Permetre descarregar formulari en PDF editable, completar-lo sense necessitat de connexió a internet i pujar-lo després elimina la barrera d’una connexió inestable. També permet el treball col·laboratiu en organitzacions sense accés simultani a una plataforma en línia.
Suport humà visible. Xatbots automatitzats són útils per a preguntes freqüents, però per a consultes complexes sobre elegibilitat, interpretació de criteris o problemes tècnics, els usuaris necessiten parlar amb una persona. Els Creative Europe Desks ofereixen aquest suport a cada país, però no sempre està visible a la plataforma de sol·licitud.
Aquesta és la capa més transformadora: fluxos distints segons tipus d’actor i projecte. No necessita el mateix recorregut una empresa local que un consorcio internacional o una xarxa comunitària.
Exemple pràctic amb tres perfils:
Perfil | Informació clau que necessita | Evidència requerida | Passos mínims |
Empresa local explorant projecte d’infraestructures culturals | ROI esperat, terminis d’inversió, requisits tècnics, socis necessaris | Pla financer bàsic, permisos preliminars, carta d’intenció de soci públic/privat | 4-5 passos: idea, pressupost, socis, impacte, enviament |
Consorci internacional presentant projecte verd sobre sostenibilitat en events culturals | Criteris ambientals específics, socis requerits (mínim 3 països), evidència d’impacte ambiental mesurable | Estudi d’impacte ambiental, cartes de compromís de socis, pla de disseminació | 6-7 passos: consorcio, objectius ambientals, activitats, pressupost detallat, impacte, disseminació, enviament |
Xarxa comunitària impulsant iniciativa sociocultural de barri | Participació ciutadana demostrable, pressupostos petits acceptats, evidència qualitativa vàlida | Carta de suport de veïns/autoritat local, pressupost simple, descripció d’activitats participatives | 3-4 passos: activitat, participació, pressupost, enviament |
Cada perfil veu un formulari adaptat al seu context. No hi ha preguntes irrellevants o camps buits perquè “no aplica a nosaltres”. No hi ha confusió sobre quina evidència aportar.
Com implementar rutes adaptades: Els principis d’experiència d’usuari centrats en aquesta figura recomanen començar amb una pregunta de segmentació: “Què descriu millor la teva organització/projecte?” Les respostes determinen quins camps del formulari es mostren després. Tecnològicament, això és una lògica condicional estàndard en plataformes digitals.
Revisar imatges, codis i referències perquè ningú senti que “això no és per a mi”.
Imatges i casos d’èxit diversos. Si tots els projectes destacats com a exemples són de França, Alemanya o Països Baixos, les organitzacions d’Europa de l’Est o del Sud poden assumir que els seus projectes no encaixen. Mostrar projectes exitosos de diferents regions, mides i enfocaments comunica que la diversitat és real, no retòrica.
Codis culturals en criteris d’avaluació. “Innovació”, “excel·lència”, “impacte” s’interpreten diferent segons el context cultural. En algunes cultures, innovació significa tecnologia digital; en altres, significa recuperar pràctiques tradicionals amb un enfocament contemporani. Explicar què significa cada criteri amb exemples de diferents contextos culturals redueix l’ambigüitat.
Sensibilitat a diferents capacitats organitzacionals. No tots els països tenen el mateix ecosistema d’organitzacions culturals professionalitzades. En alguns contextos, els col·lectius culturals funcionen sense estructura legal formal, amb voluntaris, sense oficina física. Si el teu formulari assumeix que tota organització té un nombre de registre legal, CIF, seu física i equip contractat, exclous models organitzatius vàlids.
Quan dissenyem amb enfocament UX intercultural, els indicadors d’èxit canvien. No mesurem només quantes sol·licituds rebem, si no quantes es completen, qui abandona i per què, i si els usuaris recomanarien el procés.
Percentatge d’usuaris que comencen el formulari i el completen fins a l’enviament final. En plataformes ben dissenyades, la taxa de finalització supera el 80%. En plataformes complexes, pot caure per sota del 50%.
Com mesurar-ho: Analítica web bàsica rastreja quants usuaris creen un compte, quants comencen el formulari, en quin pas abandonen, quants envien. Eines com els mapes de calor mostren on els usuaris passen més temps, quins camps generen confusió o quines seccions provoquen abandonament.
Segmentació crítica: Taxa de finalització per regió geogràfica, per idioma d’interfície, per mida d’organització, per experiència prèvia amb fons UE. Si les organitzacions de certs països o perfils abandonen més, ja tens evidència que hi ha una barrera específica.
Nombre de consultes a suport tècnic per incomprensió d’instruccions, sol·licituds rebutjades per interpretació errònia de criteris, camps completats incorrectament que requereixen correcció.
Com mesurar-ho: Un sistema de tiquets de suport ha de categoritzar les consultes. “No entenc què significa aquest camp”, “Aquesta evidència és suficient?”, “La meva organització és elegible?” són indicadors d’un llenguatge poc clar o falta d’exemples. Segmentar per idioma de l’usuari revela si les traduccions són problemàtiques.
Meta realista: En convocatòries amb llenguatge clar i exemples abundants, les consultes per incomprensió no haurien de superar el 10% dels sol·licitants. Si el 30-40% d’usuaris contacten al suport amb dubtes bàsics, el disseny d’informació fracassa.
Índex de recomanació adaptat a contextos multiculturals. Pregunta estàndard: “En escala de 0-10, quina probabilitat hi ha que recomanis aquest procés de sol·licitud a col·legues del teu país/regió amb perfil similar?”
Per què “intercultural”: Reconeix que l’experiència pot ser diferent segons el context cultural. Permet segmentar NPS per regió, idioma o perfil organitzacional per detectar bretxes d’equitat.
Com calcular-lo: % de promotors (9-10) menys % de detractors (0-6) = NPS. Resultat entre -100 i +100. NPS per sobre de +50 és excel·lent, +20 a +50 és bo, per sota de 0 indica problemes greus.
Exemple hipotètic:
El primer pas per aplicar UX intercultural pot ser tan simple com visualitzar el recorregut complet que fa un usuari des que descobreix la convocatòria fins que rep la resposta.
Contacte: Com s’assabenta de la convocatòria? On troba informació? Entén si és elegible en els primers 2 minuts? Pot accedir a exemples de projectes exitosos similars al seu?
Participació: Com crea un compte? Quants passos té el formulari? Pot guardar progrés i tornar després? Hi ha ajuda contextual en cada camp? Pot contactar a un suport humà si té dubtes? Quina evidència ha d’aportar i en quin format?
Seguiment: Rep confirmació de recepció? Sap quan tindrà resposta? Pot veure l’estat de l’avaluació? Rep resposta detallada sobre per què va ser rebutjada? Pot aplicar de nou amb millores?
Pren tres persones reals de la teva audiència amb perfils diferents:
Perfil 1: Directora de petita organització cultural de ciutat mitjana a Europa de l’Est, sense experiència prèvia en fons europeus, accedeix principalment per mòbil, i l’idioma natiu no és una llengua oficial de la UE.
Perfil 2: Coordinador de consorci internacional amb seu a Europa Occidental, ja va gestionar projectes Erasmus+, equip de 5 persones, accés a consultor especialitzat en fons europeus.
Perfil 3: Artista independent del Sud d’Europa que vol aplicar a mobilitat individual, treballa sol, sense estructura organitzativa formal, connectivitat intermitent en zona rural.
Demana a cadascú que recorri la teva plataforma/formulari mentre verbalitzen en veu alta què pensen, què entenen, on dubten, què els frustra. Grava les sessions. El que descobreixis en 3 hores de tests amb usuaris reals val més que mil suposicions sobre què necessiten.
El Parlament Europeu ha reconegut oficialment que els processos d’Europa Creativa generen barreres per a participants menys experimentats, petites organitzacions i zones desfavorides. Aquest reconeixement institucional és una oportunitat perquè gestors de convocatòries, coordinadors de plataformes i comunicadors en cooperació internacional implementin canvis concrets.
No es tracta de baixar estàndards de qualitat. Es tracta de dissenyar recorreguts que permetin a persones amb talent, idees valuoses i compromís participar sense que barreres administratives, lingüístiques o culturals els excloguin abans d’avaluar el mèrit dels seus projectes.
Els quatre pilars (llenguatge clar, accessibilitat, rutes adaptades, cuidat cultural) no requereixen pressupostos enormes ni redissenyis complets. Comencen amb voluntat de testar amb usuaris reals, escoltar on fracassen els nostres dissenys actuals, i fer ajustos iteratius basats en evidència, no en suposicions.
Si gestiones convocatòries, coordines plataformes o dissenyes processos de participació en cooperació internacional, el primer pas és senzill: dibuixa el viatge de l’usuari des de tres perspectives culturals distintes. Testeja amb perfils reals. El que descobreixis transformarà com dissenyes inclusió.
T’interessa aquest enfocament? Continuem la conversa a LinkedIn!
Les institucions continuen dissenyant missatges per a feeds públics mentre les seves audiències prenen decisions en grups de WhatsApp als quals cap algorisme institucional no arriba. El problema no és tècnic. És una pregunta sobre com funciona la confiança quan desapareix la visibilitat i el que queda són relacions.
Quan apareix un deepfake que involucra la teva organització, el primer instint és tractar-lo com una emergència tècnica. Però el que determina el dany real no és el contingut fals: és el que fa la teva organització —o deixa de fer— en les hores següents. I això és una decisió de comunicació.
El teu equip ja fa servir IA, però encara no té regles clares? Aquesta guia pràctica explica com crear una política editorial d’IA en comunicació per decidir què es permet, qui revisa i com declarar-ne l’ús sense posar en risc la confiança.